UBO-registratie in het UBO-register

De UBO-registratie in het UBO-register bij de KvK… de klok tikt door, u heeft tot 27 maart 2022 de tijd…

Sinds 27 september 2020 moeten alle rechtspersonen (NV’s, BV’s, stichtingen, verenigingen) maar ook de maatschap, de vennootschap onder firma en de commanditaire vennootschap hun UBO’s hebben geregistreerd.

Een UBO is de Ultimate Beneficial Owner. Oftewel de Uiteindelijk Belanghebbende. Maar wanneer ben je dat? Het antwoord op die vraag is niet altijd even gemakkelijk te geven.

Het gaat om de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon/onderneming.

Daarbij gaat het om het houden van meer dan 25% van de aandelen, de stemrechten of van het eigendomsbelasting (= recht op het vermogen bij ontbinding). In sommige gevallen kan iemand ook als UBO kwalificeren als hij/zij op grond van afspraken in een overeenkomst (zoals een aandeelhoudersovereenkomst) zeggenschap heeft. Of als iemand in staat is om de meerderheid van de bestuurders te benoemen en/of te ontslaan.

Bedacht moet worden dat het niet alleen gaat om een direct belang, maar ook indirect belang. Daarvan is sprake als iemand bijvoorbeeld via een holding het belang houdt.

Het kan voorkomen dat er niemand is die op grond van het ’25%-criterium’ kwalificeert als UBO. Je zou dan zeggen dat het dan wel ophoudt. Nee, dat is dus niet het geval. Ook dán moet er toch een UBO geregistreerd worden. Dit is dan het gehele statutaire bestuur of bijvoorbeeld alle vennoten van een maatschap. Er is dan sprake wat ook wel de ‘pseudo-UBO’ wordt genoemd. Dat is geen wettelijke termijn, maar wordt in de praktijk wel zo gebruikt.

Kortom, er is altijd ten minste één UBO!

Toch is er voor bepaalde rechtspersonen een uitzondering gemaakt. Voor beursgenoteerde vennootschappen is een vrijstelling van toepassing. Dat geldt ook voor 100%-dochtervennootschappen van een dergelijke vennootschap. Ook voor verenigingen van eigenaars (bij een appartementengebouw) is sprake van een vrijstelling. Van eenmanszaken hoeft u ook geen UBO te registreren.

Voor nieuwe rechtspersonen – dus opgericht op of na 27 september 2020 – geldt dat deze al zijn geregistreerd in het UBO-register. Voor ondernemingen (waaronder ook stichtingen en verenigingen begrepen) die al waren ingeschreven in het handelsregister bij de KvK op 27 september 2020 is een overgangsbepaling in de wet genomen: deze hebben uitstel gekregen tot uiterlijk 27 maart 2022 om hun UBO-registratie op orde te krijgen.

U bent ook verplicht om de UBO-registratie van uw onderneming actueel te houden. Dit betekent dat wijzigingen ook direct moeten worden doorgegeven. Gebeurt dat niet (of niet goed), dan is dat een economisch delict en vormt dat zelfs een strafbaar feit! Een wijziging van de UBO’s kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van een aandelenoverdracht. Maar ook de wijziging van het bestuur van een stichting of vereniging betekent dat de UBO-registratie aangepast moet worden.

Ook belangrijk om te weten: als u meerdere BV’s heeft (holdingstructuur), dan geldt de registratieplicht van de UBO’s voor alle BV’s en dus niet alleen voor de zogenaamde ‘werk-BV’ (= de BV van waaruit u de activiteiten verricht).

U kunt de registratie natuurlijk zelf regelen. Daarvoor zijn formulieren te downloaden via de website van de KvK. Maar omdat u vaak veel onderbouwende documenten moet aanleveren, is de ‘foutenkans’ ook groot. Hak & Rein Vos juridisch adviseurs en notarissen heeft zeer ruime ervaring opgedaan bij de advisering over de UBO-opgave en het daadwerkelijk registreren van de UBO’s in het UBO-register. In overleg met u, kunnen wij u de administratieve rompslomp uit handen nemen en voor u de registratie in het UBO-register verzorgen. Natuurlijk hebben we dan wel wat informatie van u nodig, zoals bijvoorbeeld de statuten, een kopie van het aandeelhoudersregister, een kopie van uw legitimatiebewijs, etcetera. Wij zorgen er voor dat u deze op een veilige manier (‘AVG proof’) kunt toesturen.

Hak & Rein Vos juridisch adviseurs en notarissen kan de UBO-registratie al voor u verzorgen voor een bedrag vanaf € 100,00 excl. BTW. In overleg met u adviseren wij u dan over de UBO-registratie en welke documenten als onderbouwing meegestuurd moeten worden. Natuurlijk verzorgen wij ook de registratie voor u. U heeft er dan dus geen omkijken meer naar. Uw tijd als ondernemer kunt u veel beter besteden, toch?

Voor informatie, kunt u contact opnemen met onze specialist ondernemingsrecht, mr. Jeroen van der Weele (notaris). Hij is bereikbaar via telefoonnummer: 0320-247394 of per e-mail: j.van.der.weele@hakreinvos.nl. Als u belt, kunt u ook vragen naar Jolanda Runhart. Per e-mail kunt u haar bereiken via: j.runhart@hakreinvos.nl.

Zorgt u er dus voor dat de eerstvolgende brief van de KvK een bevestiging is van de UBO-registratie. En niet een brief waarin staat dat de UBO-registratie niet in orde is en dat u daarmee dus een strafbaar feit pleegt…