Veelgestelde vragen over het UBO-register
Vanaf 27 september 2020 is het verplicht voor ondernemingen om hun eigenaren of andere betrokkenen in het UBO-register in te schrijven. Het gaat om betrokkenen die meer dan 25% van het economische belang in een organisatie hebben. We leggen er graag meer over uit en helpen u bij uw registratie in het UBO-register.
Snel naar:
- Wat is het UBO-register?
- Wat is een UBO?
- Is er altijd een UBO?
- Wie is de UBO bij een BV?
- Wie is UBO bij een stichting?
- Welke gegevens worden er geregistreerd van de UBO’s?
- Wie kan de gegevens van de UBO inzien?
- Kan ik zien wie mijn gegevens als UBO heeft opgezocht?
- Kan ik mijn gegevens laten afschermen?
- Geldt de registratieplicht voor alle ondernemingen?
- Wie moet de opgave aan het UBO-register doen?
- Wanneer moet de registratie in het UBO-register plaatsvinden?
- Is de registratie ingewikkeld?
- Registreren in het UBO-register
1. Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een Europese vinding. Ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme heeft de Europese Unie bepaald dat alle EU-landen een register moet hebben waarin de uiteindelijke belanghebbenden van een rechtspersoon (maar ook van een VOF en een CV) zijn geregistreerd.
In Nederland worden de UBO’s geregistreerd in het Handelsregister van de KvK. Let wel: Het UBO-register is niet hetzelfde als het Handelsregister!
2. Wat is een UBO?
Een UBO, oftewel Ultimate Beneficial Owner, is de benaming voor de uiteindelijke belanghebbenden. Onder een UBO valt:
- Een persoon die direct of indirect een belang houdt van meer dan 25 procent in het kapitaal van de organisatie (bijvoorbeeld door middel van aandelen);
- Een persoon die direct of indirect meer dan 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen;
- Een persoon met direct of indirect meer dan 25 procent van het eigendomsbelang in de organisatie (hiermee wordt bedoeld: recht op uitkering van de winst, reserves of overschot na vereffening);
- Een persoon die op andere wijze feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in de organisatie.
3. Is er altijd een UBO?
Er is niet altijd een ‘echte’ UBO. Het kan ook zijn dat niemand op grond van aandelenbelang, stemrecht, economisch belang of feitelijke zeggenschap kwalificeert als UBO. In dat geval is de zogenoemde ‘terugvaloptie’ aan de orde. Dit houdt in dat het statutaire bestuur (alle bestuurders) is aangemerkt als UBO.
4. Wie is de UBO bij een BV?
De persoon die direct of indirect een aandelenbelang heeft in de BV van meer dan 25%, is de UBO. Het kan dus zijn dat meer dan één UBO is.
5. Wie is de UBO bij een stichting?
Omdat een stichting geen aandelen heeft, moet gekeken worden of er iemand is die op basis van stemrecht, economisch belang of feitelijke zeggenschap als UBO kwalificeert. Zie vraag 2
6. Welke gegevens worden er geregistreerd van de UBO’s?
In het UBO-register worden diverse gegevens geregistreerd van de UBO’s. Dit zijn:
- Het BSN (of vergelijkbare buitenlandse variant)
- De naam, geboortedag, geboortemaand en geboortejaar, woonstaat en nationaliteit
- Het woonadres
- De aard van het belang (aandeelhouderschap, stemrecht, economisch belang, feitelijke zeggenschap of evt. terugvaloptie)
- De omvang van het belang
Wat betreft de omvang van het belang wordt gewerkt met bandbreedtes:
- Tussen de 25% en 50%
- Tussen de 50% en 75%
- Tussen de 75% en 100%
(Het exacte belang wordt dus niet aangegeven)
7. Wie kan de gegevens van de UBO inzien?
Het idee achter het UBO-register is dat het openbaar is. In feite kan dus iedereen zien wie de UBO’s zijn van een rechtspersoon of een VOF of CV.
Het is echter niet zo dat al uw gegevens ‘op straat’ komen te liggen. Zo blijven bijvoorbeeld uw BSN en uw woonadres geheim. Opsporingsinstanties hebben echter te allen tijde onbeperkt inzage in de geregistreerde gegevens. Dat kunt u niet voorkomen.
UBO-register en de AVG
Het register voldoet aan de eisen van de AVG.
8. Kan ik zien wie mijn gegevens als UBO heeft opgezocht?
Het is niet mogelijk om in te zien wie uw gegevens in het UBO-register heeft opgezocht. Wel kunt u als UBO een verzoek doen bij de Kamer van Koophandel om aan te geven hoe vaak er inzage is genomen. Als de Financiële inlichtingeneenheid (FIU-Nederland) inzage heeft genomen in het UBO-register, telt dat echter niet mee voor het aantal keer dat er inzage is genomen.
9. Kan ik mijn gegevens laten afschermen?
Het afschermen van de gegevens is alleen mogelijk voor minderjarigen en mensen die onder curatele staan, onder bewind staan of politiebescherming hebben. U moet daartoe dan wél een uitdrukkelijk verzoek doen, met daarbij een onderbouwing, zoals bijvoorbeeld een uittreksel uit het insolventieregister of een kopie van de beschikking van onderbewindstelling.
10. Geldt de registratieplicht voor alle ondernemingen?
In principe geldt de registratieplicht voor alle ondernemingen. Voor de vereniging van eigenaren (appartementencomplex) en een aantal bijzondere rechtspersonen die bijna nooit voorkomen is een uitzondering gemaakt.
Voor de NV, de BV, de stichting en de vereniging moet dus wel altijd een registratie plaatsvinden in het UBO-register, evenals voor een VOF en een CV.
11. Wie moet de opgave aan het UBO-register doen?
Het bestuur van de rechtspersoon of de VOF of CV is zelf verantwoordelijk voor de opgave. Het bestuur is dan ook verplicht om de gegevens actueel te houden. Met andere woorden: als er wijzigingen zijn, moet het bestuur dat doorgeven aan het UBO-register. Als er bijvoorbeeld een BV is met twee aandeelhouders en één van de twee aandeelhouders draagt zijn aandelen over aan de andere aandeelhouder, moet dit worden aangepast.
Oprichten BV helpt u graag bij het registreren van de UBO’s in het UBO-register. Neem hiervoor contact met ons op.
12. Wanneer moet de registratie in het UBO-register plaatsvinden?
Wanneer de registratie moet plaatsvinden, verschilt per situatie. Als het gaat om een rechtspersoon, VOF of CV die al bestaat op 27 september 2020 heeft u daar 18 maanden de tijd voor, dus tot uiterlijk 27 maart 2022. U krijgt in de tussentijd wel een of meerdere brieven van de KvK met het verzoek tijdig de registratie te verzorgen. Vanaf 27 september om 08:00 uur is het mogelijk om UBO’s in te schrijven.
Voor organisaties die worden opgericht op of na 27 september 2020, geldt dat de registratie in het UBO-register plaatsvindt voordat de registratie in het Handelsregister plaatsvindt. De wet bepaalt namelijk dat een inschrijving in het Handelsregister niet mogelijk is zolang er geen registratie in het UBO-register is. In de regel zal de notaris daarbij een belangrijke rol vervullen.
13. Is de registratie ingewikkeld?
De inschrijving is ingewikkeld, maar we helpen u daarbij. Het is van belang dat de registratie van de UBO in het UBO-register goed en tijdig plaatsvindt. Daarvoor dient een aantal handelingen te worden uitgevoerd die niet altijd eenvoudig zijn.
Registreren in het UBO-register
We helpen u graag bij uw inschrijving in het UBO-register. U neemt hiervoor eenvoudig contact met ons op via onderstaande buttons. Ook als u graag meer informatie ontvangt over de inschrijving of over het UBO-register staan we voor u klaar. Bel ons via 0320 289 460 of vul onderstaand formulier in.